Miten Lean-ajattelutapa viedään käytäntöön?

Lean on laatuajattelusta johdettu käytännönläheinen ja selkeitä työkaluja ja menetelmiä esiin nostava ajattelutapa ja johtamisfilosofia. Ajattelutavan taustalla on laatuajattelun mukainen vaihtelun ymmärtäminen. Jatkuvan parantamisen kulttuurin (vs. Laatuajattelu) juurruttaminen koko organisaatioon on se Leanin perusta, jolle rakennetaan. Lean on siis ajattelutapa, ei vain yksittäisten temppujen tekemistä.

Aloitetaan toimintakulttuurin kehittämisestä

Koska Lean on ajattelutapa, eikä vain yksittäisten temppujen tekemistä, niin on aloitettava ajattelutavan muokkaamisesta jatkuvaa parantamista arvostavaksi. Tämä lähtee siitä, että johto tunnistaa Lean-ajattelun hyödyt ja siten ottaa Leanin strategiseksi toimintaperiaatteeksi. Tämän jälkeen on tutustuttava ja koulutettava henkilöstöä ymmärtämään mistä on kyse ja mahdollisimman nopeasti saatava jotain konkreettista ja näkyvää aikaan.

Ensimmäisenä hyvänä aloitusvaiheen toimenpiteenä kannattaa toteuttaa 5S-projekti. Jo sillä saavutetaan suuri kehitysaskel. Kaikki turha ja tarpeeton poistuu ja tavarat ja tilat ovat jatkuvasti standardoidussa järjestyksessä. Vaihtelu vähenee huomattavasti, kun sujuva työnteko mahdollistuu eikä aikaa mene turhaan siirtelyyn ja etsiskelyyn. Syntyy nopeasti näkyviä tuloksia.

Lean-ajattelun käyttöönotto voisi edetä seuraavasti

1. Tee päätös Lean-ajattelutavan ottamisesta strategiseksi toimintatavaksi
2.  Kick Off – Viesti, kerro, perustele, kouluta ja innosta koko henkilöstö mukaan!
3. Toteuta 5 S – Turha pois, järjestä prosessien mukaan
4. Luo organisaation prosessimalli – Tunnista prosessit ja niiden vuorovaikutus, prosessikartta, systeemin määritys
5. Tuotteista – Strategia näkyy palvelutarjonnassa. Määrittele tuotteet ja niiden ominaispiirteet, muotoilu, vaatimukset ja määritellyn arvon tuottava prosessi – Oleellinen osa projektia!
6. Tunnista vaihtelu mittaamalla – Kampaa prosessit tihentyvällä kammalla – Etsi pullonkauloja.
7. Kehitä mittaamista ja ongelmanratkaisukykyä – Paranna jatkuvasti prosessien laaduntuottokykyä, käytä Lean Six Sigmaa tarpeen mukaan.
8. Kun virtaus kiihtyy ja kehitä edelleen – Pyri täydellisyyteen, pidä huoli laaduntuottokyvystä.

Hyvä projektinhallinta ja ohjaus ovat onnistumisen kannalta tärkeitä, mutta hyödytkin ovat merkittävät:

• Asiakastyytyväisyys ja uskollisuus paranevat, kun asiakkaan tarpeet ja hyötyodotukset pystytään paremmin täyttämään.
• Toiminta tehostuu, prosessit saadaan toimimaan sujuvammin eikä niissä tuhlata resursseja arvoa tuottamattomaan työhön.
• Koko organisaatio saadaan toimimaan yhtenäisenä joukkueena liiketoiminnan tavoitteiden eteen.
• Syntyy jatkuvan kehittämisen kulttuuri, jonka mukaisesti ylimääräisestä vaihtelusta aiheutuvaa sähläystä ja hukkaa pyritään jatkuvasti kaikin keinon vähentämään.
• Työtyytyväisyys ja –motivaatio paranevat, kun edellytykset onnistumiselle kehittyvät ja työntekijät otetaan mukaan kehitystyöhön.
• Kilpailukyky ja toiminnan tuloskehitys paranevat merkittävästi, jopa kymmeniä prosentteja.

Jatkuvan parantamisen kulttuurin (vs. Laatuajattelu) juurruttaminen koko organisaatioon Leanin näkökulmasta on se perusta, jolle rakennetaan. Lean on siis ajattelutapa, ei vain yksittäisten temppujen tekemistä.