5S:llä sujuvasti Lean-työn alkuun
5S on Lean-ajattelun soveltamisen aloitusvaiheen menetelmä, jolla sujuvoitetaan työtä ja prosessin virtausta. Menetelmällä voidaan vähentää huomattava määrä työprosesseja haittaavista ja hidastavista vaihtelua eli hukkaa aiheuttavista tekijöistä.
5S -menetelmä on yksi Leanin aloitusvaiheen työkaista
Menetelmän nimi tulee sen alkuperämaan japaninkielisten sanojen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ja Shitsuke alkukirjaimista. Ne on tässä käännetty myös englanniksi ja suomeksi.
SORT (Seiri) - Sorteeraus – Poista kaikki turha ja tarpeeton
SET IN ORDER (Seiton) – Systematisoi - Järjestä tarvittava käyttötarpeen ja työprosessin mukaan
SHINE (Seiso) - Siivous – Siisti paikat ja valvo, että siisteys ja järjestys säilyvät
STANDARDIZE - (Seiketsu) – Standardisointi - Vakiinnuta olosuhteet, työpisteet, työprosessi ja ohjeet
SUSTAIN - (Shitsuke) - Seuranta – Sitoudu, seuraa, kyseenalaista, arvioi ja kehitä jatkuvasti
Lean on ajattelumalli, jonka mukaan arvoa tuottavan prosessin virtaus sujuvoitetaan eri menetelmin ja työkaluin niin, että siinä on mahdollisimman vähän tuottavuutta heikentävää vaihtelua ja pullonkauloja.
Yksinkertaisesti sanottuna Lean -ajattelumallin ja sen työkalujen käyttö mahdollistaa selkeän tuottavuuden kasvuloikan.
5S työn onnistumisen mahdollistajana
Prosessinin vakaus on Leanin yksi tavoite. Vakaudesta kertoo prosessin toiminnassa esiintyvä vaihtelu, jota ovat pysähdykset, virheet, hidastukset tai muut tapahtumat, jotka hidastavat virtausta. Jotkut kutsuvat tätä jatkuvaksi sähläykseksi. Vaihtelun mahdollisuus kasvaa eksponentiaalisesti siihen vaikuttavien tekijöiden määrän kasvaessa. Mitä useampi kokki sitä huonompi soppa (suomal. sananlasku).
Yksinkertaistettaessa prosessia kaikkiin vaihtelua aiheuttaviin tekijöihin tulee kiinnittää huomiota. Prosessiin syötettävien resurssien tulee liittyä siihen juuri oikealla hetkellä (JIT), henkilöiden pitää olla paikalla juuri silloin kun heitä tarvitaan, työkalujen täytyy löytyä sieltä missä niiden pitää olla jne. Jos näissä tapahtuu vaihtelua ennen tai jälkeen H-hetken, niin se aiheuttaa välittömästi ongelman prosessin tahdistukseen ja sen tavoiteltuun sujuvaan virtaukseen. Pienikin viive voi kertautua ja aiheuttaa domino-ilmiön, jonka seurauksena koko systeemin toiminta häiriintyy. On huomioitava myös vaikutukset ihmisten ajatteluun ja motivaatioon kun asiat eivät tapahdu tai löydykään sovitusti.
Kaikki lähtee suunnittelusta
Prosessi suunnitellaan niin, että sen arvon tuottamisen malli on sen hetkisen käsityksen mukaan paras oletus (Best practise). Arvovirran ja työprosessin kuvaamien on tässä lähtökohta. Leanin arvovirta-analyysi on hyvä työkalu tähän. Tämän jälkeen jokaisessa prosessin vaiheessa on siinä tapahtuvan sujuvan toiminnan mahdollistamiseksi tehtävä 5S:n ensimmäinen vaihe (SORT). Kaikki, mitä prosessin vaiheessa tuossa työpisteessä ei tarvita poistetaan. Tämän jälkeen tarvittaville työkaluille ja tarveaineille haetaan prosessin ja työergonomian mukaan käytettävimmät sijainnit (SET IN ORDER). Kun tämä on tehty, niin paikat siivotaan ja järjestellään (SHINE).
Nyt työskentelyä työpisteessä jatketaan ja prosessin tahtiaikaa (Takt time) tasapainotetaan. Kun prosessi alkaa vakiintua, niin työpisteet standardoidaan (STANDARDIZE) niin, että ne voidaan päivän tai työn päätyttyä palauttaa yhteisen sovitun standardin mukaiseen tilaan.
5S:n ylläpitovaiheessa (SUSTAIN) keskitytään sitten jatkuvaan parantamiseen tekemällä jatkuvaa seurantaa (Gemba-kävelyjä) työpisteiden standardinmukaisuuden ylläpitämiseksi. Samalla kerätään ja ideoidaan prosessin vaiheen parantamismahdollisuuksia.
Seppo Mattila
- Organisaatioarkkitehtuurit
- Lean-johtamisfilosofia
- ISO-standardointi, EFQM-arviointi
- Laatu-, toiminta- ja johtamisjärjestelmät
