Lean toimistotyössä – Tietoarkkitehtuuri
Voiko Leania soveltaa toimistotyössä?
Usein ajatellaan, että Lean-filosofia on vain teolliseen ympäristöön ja tuotantoon tarkoitettua insinöörien laatuhypeä. Ja kyllä; alunperin Lean on Toyotan toimintatapaan perustuva kokonaisvaltainen kehittämisfilosofia.
Mutta Lean toimii vallan mainiosti myös toimistotyössä! On helppo vaikka aloittaa miettimällä asioita, jotka eivät lisää arvoa asiakkaille ja eliminoida kaikki hukkatyö. On toki olemassa tukitoimintoja, jotka ovat välttämättömiä, mutta eivät suoraan tuota arvoa asiakkaille.
Yksi asia yhdistää varmasti kaikkia; kuinka paljon meistä jokainen onkaan käyttänyt turhaa aikaa kadonneiden tiedostojen metsästykseen? Tarjoilen tässä kullanarvoisia vinkkejä onnistuuneeseen muutokseen ja arkiseen toimistotyön Lean-projektiin!
Valmennan paljon asiakkaiden luona ja monet heistä valittavat sitä, ettei haluttuja aineistoja (olivatpa ne asiakirjoja, valokuvia, videoita, lomakkeita, hakemuksia tmv.) tahdo löytyä edes – ja nimenomaan – omalta tietokoneelta!
Nyt kun itselläni on yritystoimintaa takana yli 17-vuotta, onnittelen itseäni siitä, että loin aikanaan työskentelyä varten kansiorakenteen, jonka suunnittelu taisi onnistua todella hyvin, koska löydän tätä nykyäkin haluamani aineistot vuosienkin takaa helposti ja nopeasti. Kansiorakenteen suunnittelun aloitin ihan paperilla ja kynällä…
Kuvaan seuraavassa tietokoneeni kansiorakenteesta ottamieni kuvakaappausten avulla sitä keskeistä runkoa, miten suunnittelemani järjestelmä omassa liiketoiminnassani rakentuu.
Kansiorakenne, taso 1.
Yritykseni kansiorakenteen perusrunko
Kansiorakenne, taso 2.
Kansiorakenne, taso 3.
Kansiot nimetty liiketoimintani keskeisten sisältöjen / teemojen / aiheiden mukaan.
Kansiorakenne, taso 4.
Konsultoinnit ja koulutukset vuosittain, esimerkkikansiona vuosi 2021 (vanhemmat kansiot löytyvät pilvestä OneDrivesta ja ulkoiselta kovalevyltä).
Kansiorakenne, taso 5.
Vuoden 2021 asiakaskohtaisia kansioita.
Toteuttamani kansiorakenne liippaa kovinkin läheltä 5S ja Lean-ajattelua
Enpä tuolloin 1990-luvun lopulla / 2000-luvun alussa arvannut, että tämä toteuttamani kansiorakenne liippaa kovinkin läheltä 5S ja Lean-ajattelua, josta yhtiömme toimitusjohtaja Seppo Mattila kirjoitti tuoreesti blogissaan seuraavasti: ”5S on Lean-ajattelun soveltamisen aloitusvaiheen menetelmä, jolla sujuvoitetaan työtä ja prosessin virtausta. Menetelmällä voidaan vähentää huomattava määrä työprosesseja haittaavista ja hidastavista vaihtelua eli hukkaa aiheuttavista tekijöistä”. Koko Sepon kirjoituksen voit lukea täältä
Tässä yhteydessä on pakko mainita siitä, että on tärkeää huolehtia että erilaiset aineistot ja tiedot ovat tallessa myös muualla kuin omalla tietokoneellasi. Minulla ne on varmuuskopioitu sekä ulkoiselle kovalevylle että pilveen OneDriveen. Asia tuli viimeksi vastaan eilen 2.5.2022 kun yritin liittyä yhtiömme käyttämän digitaalisen yhteistyöalustan Howspacen suunnittelusessioon enkä meinannut millään päästä mukaan. Ihmettelin tovin kunnes tajusin vilkaista tietokoneen kovalevyn tallennustilan kapasiteettia ja totesin, että se on yli 90-prosenttisesti täynnä!
Toivottavasti tämä kirjoitus saa sinussa, hyvä artikkelin lukija, sellaisen fiiliksen aikaan, että vilkaiset omaa tietokonettasi ja pohdit miten helposti löydät sieltä tarvittaessa asioita ja aineistoja. Kansiorakenteen suunnittelulla säästät aikaa ja vaivaa – ja erityisesti hermojasi!
Jouni Orju, QL Partner