Vaihtelu on myrkkyä – Lean sille vastalääke
Lean on filosofia, joka tähtää organisaation kehittämiseen kokonaisuutena koko henkilöston osaamista arvostavalla tavalla. Leanissa keskitytään arvon tuottamiseen mahdollisimman vähillä resursseilla. Se mikä kuluttaa turhaan resurssia on tuhlausta, hukkaa. Kun yhdessä kehittäen saadaan prosessi virtaamaan sujuvasti, niin se on tehokas. Hukka on suunnitelmasta poikkeamista, hajontaa suunnitelman ja toteutuman välillä, myrkkyä tehokkuudelle ja kilpailukyvylle.
Laatuajattelulla pyritään hallitsemaan vaihtelua, sillä suurin osa laatuongelmista johtuu juuri siitä. Säätämiseen, virheiden korjaamiseen ja uudelleen tekemiseen kuluva aika on poissa tuottavasta työstä. Vaihtelun aiheuttajat voivat syntyä jo suunnitteluvaiheessa, jos määrittelyt on tehty huonosti tai ne eivät vastaa käyttäjän tarpeita. Toisaalta hyväkään suunnitelma ei auta, jos ei tehdä niin kuin on sovittu.
Bisnes ei kaipaa epäonnistumista, kun kyse on kilpailukyvystä ja sen kehittämisestä. Vaihtelun vähentyminen tuo mukanaan paljon positiivista. Aikataulut alkavat pitää, tuotteet tai palvelut toteutuvat suunnitelmien mukaisesti tasalaatuisina. Parantamisen tarve on kuitenkin jatkuvaa.
Koko henkilöstön osaamista hyödyntävä suunnittelu ja suunniteltuun sitoutuminen pienentävät vaihtelua ja lisäävät koko organisaation onnistumisen mahdollisuuksia.
Lean on johdon työkalu
– Vastuullisuus on Leanin syvintä olemusta. Laatua ei voi ulkoistaa laatupäällikölle. Lean-ajattelu on laatutyökalu johtajalle. Tulokset syntyvät yhdessä sopimalla ja tekemällä, Seppo Mattila muistuttaa.
Turvallisuusajattelu liittyy olennaisesti laatuun. Sekaisina lojuvat tavarat ja epäsiisteys aiheuttavat onnettomuuksia ja läheltä piti -tilanteita; kun tapaturmariski kasvaa, toiminta ei enää ole suunnitelmallista.
Uudistunut ISO 9001 –standardikin tukee Leania. Laatuajattelu viedään nyt strategiaan ja prosessilähtöisen kokonaisuuden johtamiseen. Riskilähtöisyys päätöksenteon perustana korostuu ja toimintaympäristön jatkuva muutos huomioidaan paremmin. Uusi ISO 9001:2015 soveltuu nyt hyvin myös palvelualoille.
Yksinkertainen on kaunista
Lean-ajatteluun kuuluu yksinkertaistaminen ja ongelmanratkaisu. Hienosäätö tehdään tilastollisesti.
Leanin juuret ovat Sakichi Toyodan kutomakoneinnovaatiossa. Laitteen vikaantuessa kone ei jatkanut epäkuntoisena toimintaansa vaan pysähtyi. Virheen siirtyminen prosessin seuraavaan vaiheeseen ja toistuminen estyivät. Virheellistä tuotetta ei syntynyt enempää eikä raaka-aineita ja muita resursseja tuhlaantunut.
Vikaantumiselle etsittiin juurisyitä kysymällä viisi kertaa miksi virhe tapahtui. Näin selvitettiin todelliset syyt ja laitetta voitiin kehittää paremmaksi.
5S on Lean-ajattelun aloitusvaiheen menetelmä
5S on Lean-ajattelun soveltamisen aloitusvaiheen menetelmä, jolla vähennetään huomattava määrä toimintaa haittaavia ja hidastavia tekijöitä. 5S on hyvä toteuttaa koko organisaatioissa.
- SORT– Poista kaikki turha ja tarpeeton
- STORE– Järjestä tarvittava käyttötarpeen ja työprosessin mukaan
- SHINE – Siisti paikat
- STANDARDIZE – Vakiinnuta olosuhteet, työpisteet, työprosessi ja ohjeet
- SUSTAIN – Sitoudu, seuraa, kyseenalaista, arvioi ja kehitä jatkuvasti
W. Edwards Deming lisäsi laatuajattelun Suunnittele-Tee-Seuraa (PDC) -perusprosessiin oppimisen ja kehittämisen. Näin syntyi jatkuvan kehittämisen kehä: Demingin ympyrä (PDCA). Kilpailukyky syntyy kehittymällä yhä paremmaksi hyödyntämällä syklisesti kehön toimintoja: suunnittele (Plan), tee (Do), seuraa ja mittaa (Check) ja ratkaise ongelmat, sovella käytäntöön ja opi soveltamisesta (Act).
Lean Six Sigma on tilastollisen mallien soveltamista kehittämisessä. Kun Lean ei yksin riitä, datan tarkemmalla tulkinnalla löydetään pullonkaulat ja kehittämiskohteet. Lean Six Sigmaa hyödynnetään Lean-ajattelutavasta poiketen kehittämisprojekteina.
Lean lyhyesti
Leanin perustana on asiakaslähtöinen, jatkuvaan parantamiseen perustuva ajattelutapa. Tuotteisiin suunnitellaan vain ne ominaispiirteet joita asiakas arvostaa ja ilahtuu yhä uudelleen ja uudelleen. Tuotanto aloitetaan ja toteutetaan vasta asiakastilauksen jälkeen kysynnän ja myynnin tahdittamana. Keskeistä on kokonaisuuden toimivuus ja jatkuva kehittyminen.
Leanaus on vaihtelun pienentämistä, jolla hukka vähenee. Vaihtelu huonontaa laatua ja aiheuttaa kustannuksia. Merkittävimpinä turhaa vaihtelua aiheuttavina asioina ja hukan muotoina nähdään
1. Ylituotanto
Suunnittelematon ylituotanto ei ole Leanin perusajatuksen mukaista arvoa tuottavaa toimintaa. Tuottamalla tavaroita yli tarpeen syntyy ongelmia, jotka kertautuvat jatkossa. Lisäksi ylituotanto sitoo resursseja – rahaa, tiloja, laitteita ja ihmisiä.
2. Tarpeeton käsittely
Ylituotannosta syntyy yleensä tarpeetonta käsittelyä, kun tuotteita ja materiaaleja siirrellään toistensa edestä, varastopaikat täyttyvät. Myös byrokratia ja turhat papereiden kierrättelyt ovat tätä hukkaa.
3. Turha kuljettelu
Ylituotanto aiheuttaa paitsi tarpeetonta käsittelyä niin myös ylimääräisten tuotteiden kuljettelua paikasta ja varastosta toiseen. Asiakirjojakin usein siirrellään pöydätä toiselle, mikä sekin voi olla merkittävää hukkaa. Turhaa kuljettelua ja siirtelyä syntyy huonon suunnittelun ja organisoinnin seurauksena.
4. Turha varastointi
Turhien tavaroiden turha varastointi kasvattaa riskiä tavaroiden vanhenemiselle, vaurioitumiselle ja muulle turmeltumiselle. Turhiin varastoihin sitoutuu pääomia, jotka eivät tuota. Lisäksi varastotilat ja niiden ylläpito aiheuttavat kustannuksia, jotka alentavat jatkuvasti varastossa olevan materiaalin tuottoa.
5. Kaikki odottelu
Sanotaan, että aika on rahaa. Näin todella on niin liiketoiminnassa kuin urheilussakin. Turha odottelu liikenteessä, jonoissa, kokouksia aloiteltaessa, tapaamisissa, toimituksissa, asiakirjojen kierrätyksissä prosessin eri vaiheissa jne. on paitsi turhauttavaa mutta myös kallista. Odotellessa ei voida tuottaa sellaista arvoa kuin on suunniteltu, mutta kustannukset juoksevat. Ihmisille maksetaan palkkaa, tila- ja laitevuokrat juoksevat, vaikka mitään ei pystyttäisi tekemäänkään.
6. Tarpeeton liikkuminen
Kun tiloja ei ole suunniteltu tuotannon prosessien ja siihen liittyvien prosessien mukaan syntyy turhaa liikettä, johon kuluu energiaa ja aikaa. Liike on aina myös riski yhteentörmäykselle, kompastumiselle, kaatumiselle, tipahtamiselle, tapaturmalle tai muulle ei toivotulle tapahtumalla, joten turha liike on minimoitava.
7. Kaikki virheet
Virheet ovat suunnitelmista poikkeavia suorituksia tai tuotteita. Virheisiin on monia syitä jotka johtuvat joko prosessista tai jostakin erityisestä syystä. Virheisiin voidaan vaikuttaa nopeimmin mm. tässä luettelossa olevien vaihtelua aiheuttavien tekijöiden vähentämisellä tai kokonaan poistamisella.
8. Ihmisten innovatiivisuuden ja kaikkien voimavarojen käyttämättä jättäminen
Jokaisella ihmisellä on ideoita ja ajatuksia. Jos kaikkien organisaatiossa ja joukkueessa työskentelevien näkemyksiä ja ajatuksia ei hyödynnetä on se todellista hukkaa. Paitsi, että mielipiteiden ja ideoiden kuuntelusta voi olla merkittävää hyötyä organisaatiolle, niin se myös motivoi ja antaa merkitystä jokaisen elämälle.
Seppo Mattila
- Organisaatioarkkitehtuurit
- Lean-johtamisfilosofia
- ISO-standardointi, EFQM-arviointi
- Laatu-, toiminta- ja johtamisjärjestelmät
