Lean toimistotyössä

Tapaamisten virtauksen tehostaminen

Kalenteri näyttää viikon alussa hyvin työntäyteiseltä. Näyttää siltä, viikon aikaansaannokset tulevat olemaan vaatimattomia, sillä työajastani leijonanosa menee Teams-palavereissa ruudun takana taikka peffalihaksia harjoitellen neukkareissa. Voisiko Lean-menetelmä auttaa tehostamaan viikon kulkua ja vähentämään ajanhukkaa?

Kyllä! Tässä artikkelissa jaan omat parhaat käytäntöni, joita voit ehkä mallintaa käyttöön.

Aikatauluhukat minimiin

Pysähdyn ensimmäiseksi tarkastelemaan jokaista kirjattua palaveria ja muuta varattua aikaa, onko tämä viikkostrategiani virtaustehokas? Voisiko palaverit aikatauluttaa peräkkäin ja jättää päiviin selkeämpää omaa työaikaa?

Käyn läpi ennakoidut tapaamiset ja tarkastan, olenko muistanut hoitaa ennen palaveria kaiken valmistelevan työn. Kun kohtaan toisen ihmisen, tärkeintä on auttaa hänen työn prosessejaan pienin parannuksin. Varmistan jokaisen tapaamisen ennakolta; millainen tarve on sovitun ajankäytön keskiössä?Valitsen menetelmän ja muutamia työkaluja työskentelyn konkretisoimiseksi. Näin aikaa palavereissa ei käytetä turhaan ihmettelyyn, vaan eteneminen on tehokasta.

Kanban -taulusovellus selkiyttää palaverirumbaa

Kanban on alun perin luotu tuotannon ajoitusjärjestelmäksi, joka auttaa määrittämään, mitä pitää tuottaa, milloin ja millaisissa määrissä. Taululla tehtävien eteneminen visualisoidaan korteiksi, jotta niiden edistyminen ja mahdolliset pullonkaulat olisivat kehitystyön arjessa selkeästi nähtävissä. Olen kehittänyt kokouksiin oman kanban-sovellukseni.

Laitan viikon suunnitellut kalenterivaraukset fläpille ja vihreillä, keltaisilla ja punaisilla post-it -lapuilla sorttaan hukkatyöt pois, priorisoin vihreiksi eniten arvoa tuottavat pienin panoksin. Keltaiseksi jätän arvoa tuovat, joiden työpanos on kuitenkin suuri.

Hämmästyttävää, että minun tarvitsee tehdä tämä joka ikinen viikko oman ajatteluni selkeyttämiseksi. Tarvitsen vahvaa visualisointia sekä toimivaksi todetun tuotos-panos -harjoitteen itseni kanssa. Olen huomannut tämän erittäin tehokkaaksi kiireen tunnun hälventäjäksi. Menetelmä toimii erinomaisesti hahmottamaan siirtymätilanteita sekä palautumista.

Kuinka voin auttaa sinua työssäsi?

Prosessilla palaverien läpimenoajat minimiin

Ennen tapaamista valmistelen niin selkeän ja sujuvan käyttäjälähtöisen rungon työskentelyllemme, että prosessi pitää huolen lopputuloksesta. Huolehdin suunnitellusta läpimenoajasta tehden koko tapaamisen prosessirungon valmiiksi kellotettuna aikana yläkulmassa. Hyödynnän näin myös intuition voimaa ja aikapainetta tuottaa valmiiksi pieniä askeleita arjessa. Jokaisen työskentelyn hetken toista auttamalla pyrin poistamaan ”pullonkaulat” ja esteet kääntäen Kuinka voisimme -kysymyksin kohti ratkaisuja. Jälkeen -vaiheessa kiteytän tapaamisemme ja autan toista priorisoimaan konkreettiset toimet. Palaute on ollut erittäin hyvää.

Tämäkin prosessi on standardoitu ja on osoittautunut hyvin käyttökelpoiseksi. Toimivat työkalut myös työn organisointiin aineettoman pääoman kanssa ovat yhtä tärkeitä kuin fyysisen ympäristön järjestäminen.

Koska olen todistanut itselleni prosessin toimivaksi, voin rauhallisin mielin keskittyä jokaisella tapaamisella työskentelemään ”Kuinka voin auttaa sinua onnistumaan työssäsi?” -asenteella.

Johanna Kemppinen, QL Partner