170504-Blogi-banneri-823.png

Vaihtelu on myrkkyä - Lean sille vastalääke

Lean on filosofia, joka tähtää organisaation kehittämiseen kokonaisuutena. Kun prosessi virtaa sujuvasti se on tehokas, vaihtelu on minimoitu ja hukkaa ei synny. Hukka on vaihtelua, joka syntyy suunnitelmasta poikkeamisesta, kaikki mikä ei tuota arvoa on hukkaa. 

Laatuajattelulla pyritään poistamaan vaihtelua, sillä suurin osa laatuongelmista johtuu vaihtelusta. Säätämiseen, virheiden korjaamiseen ja uudelleen tekemiseen kuluva aika on poissa tuottavasta työstä. Vaihtelun aiheuttajat voivat syntyä jo suunnitteluvaiheessa, jos määrittelyt on tehty huonosti tai ne eivät vastaa käyttäjän tarpeita. Toisaalta hyväkään suunnitelma ei auta, jos ei tehdä niin kuin on sovittu. 

Bisnes ei kaipaa epäonnistumista, kyse on kilpailukyvystä ja sen kehittämisestä. Vaihtelun vähentyminen tuo mukanaan paljon positiivista. Aikataulut alkavat pitää, tuotteet tai palvelut toteutuvat suunnitelmien mukaisesti tasalaatuisina. Parantamisen tarve on kuitenkin jatkuvaa.

Lean on johdon työkalu 

- Vastuullisuus on Leanin syvintä olemusta. Laatua ei voi ulkoistaa laatupäällikölle. Lean-ajattelu on laatutyökalu johtajalle. Tulokset syntyvät yhdessä sopimalla ja tekemällä, Seppo Mattila muistuttaa. 

Turvallisuusajattelu liittyy olennaisesti laatuun. Sekaisina lojuvat tavarat ja epäsiisteys aiheuttavat onnettomuuksia ja läheltä piti -tilanteita; kun tapaturmariski kasvaa, toiminta ei enää ole suunnitelmallista. 

Uudistunut ISO 9001 –standardikin tukee Leania. Laatuajattelu viedään nyt strategiaan ja prosessilähtöisen kokonaisuuden johtamiseen. Riskilähtöisyys päätöksenteon perustana korostuu ja toimintaympäristön jatkuva muutos huomioidaan paremmin. Uusi ISO 9001:2015 soveltuu nyt hyvin myös palvelualoille.

170504-Lean-johtaminen-350.png

Yksinkertainen on kaunista 

Lean-ajatteluun kuuluu yksinkertaistaminen ja ongelmanratkaisu. Hienosäätö tehdään tilastollisesti.

Leanin juuret ovat Sakichi Toyodan kutomakoneinnovaatiossa. Laitteen vikaantuessa kone ei jatkanut epäkuntoisena toimintaansa vaan pysähtyi. Virheen siirtyminen prosessin seuraavaan vaiheeseen ja toistuminen estyivät. Virheellistä tuotetta ei syntynyt enempää eikä raaka-aineita ja muita resursseja tuhlaantunut. 

Vikaantumiselle etsittiin juurisyitä kysymällä viisi kertaa miksi virhe tapahtui. Näin selvitettiin todelliset syyt ja laitetta voitiin kehittää paremmaksi. 

5S on Lean-ajattelun aloitusvaiheen menetelmä

5S on Lean-ajattelun soveltamisen aloitusvaiheen menetelmä, jolla vähennetään huomattava määrä toimintaa haittaavia ja hidastavia tekijöitä. 5S on hyvä toteuttaa koko organisaatioissa. 

  1. SORT– Poista kaikki turha ja tarpeeton 
  2. STORE– Järjestä tarvittava käyttötarpeen ja työprosessin mukaan 
  3. SHINE – Siisti paikat
  4. STANDARDIZE – Vakiinnuta olosuhteet, työpisteet, työprosessi ja ohjeet 
  5. SUSTAIN – Sitoudu, seuraa, kyseenalaista, arvioi ja kehitä jatkuvasti 

W. Edwards Deming lisäsi laatuajattelun Suunnittele-Tee-Seuraa (PDC) -perusprosessiin oppimisen ja kehittämisen. Näin syntyi jatkuvan kehittämisen kehä: Demingin ympyrä (PDCA). Kilpailukyky syntyy kehittymällä yhä paremmaksi hyödyntämällä syklisesti kehön toimintoja: suunnittele (Plan), tee (Do), seuraa ja mittaa (Check) ja ratkaise ongelmat, sovella käytäntöön ja opi soveltamisesta (Act).

Lean Six Sigma on tilastollisen mallien soveltamista kehittämisessä. Kun Lean ei yksin riitä, datan tarkemmalla tulkinnalla löydetään pullonkaulat ja kehittämiskohteet. Lean Six Sigmaa hyödynnetään Lean-ajattelutavasta poiketen kehittämisprojekteina. 

Lean lyhyesti

Leanin perustana on asiakaslähtöinen, jatkuvaan parantamiseen perustuva ajattelutapa. Tuotteisiin suunnitellaan vain ne ominaispiirteet joita asiakas arvostaa ja ilahtuu yhä uudelleen ja uudelleen. Tuotanto aloitetaan ja toteutetaan vasta asiakastilauksen jälkeen kysynnän ja myynnin tahdittamana. Keskeistä on kokonaisuuden toimivuus ja jatkuva kehittyminen.

Leanaus on vaihtelun pienentämistä, jolla hukka vähenee. Vaihtelu huonontaa laatua ja aiheuttaa kustannuksia. Merkittävimpinä turhaa vaihtelua aiheuttavina asioina ja hukan muotoina nähdään 

1. Ylituotanto

Suunnittelematon ylituotanto ei ole Leanin perusajatuksen mukaista arvoa tuottavaa toimintaa. Tuottamalla tavaroita yli tarpeen syntyy ongelmia, jotka kertautuvat jatkossa. Lisäksi ylituotanto sitoo resursseja – rahaa, tiloja, laitteita ja ihmisiä.

2. Tarpeeton käsittely

Ylituotannosta syntyy yleensä tarpeetonta käsittelyä, kun tuotteita ja materiaaleja siirrellään toistensa edestä, varastopaikat täyttyvät. Myös byrokratia ja turhat papereiden kierrättelyt ovat tätä hukkaa.

3. Turha kuljettelu

Ylituotanto aiheuttaa paitsi tarpeetonta käsittelyä niin myös ylimääräisten tuotteiden kuljettelua paikasta ja varastosta toiseen. Asiakirjojakin usein siirrellään pöydätä toiselle, mikä sekin voi olla merkittävää hukkaa. Turhaa kuljettelua ja siirtelyä syntyy huonon suunnittelun ja organisoinnin seurauksena. 

4. Turha varastointi

Turhien tavaroiden turha varastointi kasvattaa riskiä tavaroiden vanhenemiselle, vaurioitumiselle ja muulle turmeltumiselle. Turhiin varastoihin sitoutuu pääomia, jotka eivät tuota. Lisäksi varastotilat ja niiden ylläpito aiheuttavat kustannuksia, jotka alentavat jatkuvasti varastossa olevan materiaalin tuottoa.

5. Kaikki odottelu

Sanotaan, että aika on rahaa. Näin todella on niin liiketoiminnassa kuin urheilussakin. Turha odottelu liikenteessä, jonoissa, kokouksia aloiteltaessa, tapaamisissa, toimituksissa, asiakirjojen kierrätyksissä prosessin eri vaiheissa jne. on paitsi turhauttavaa mutta myös kallista. Odotellessa ei voida tuottaa sellaista arvoa kuin on suunniteltu, mutta kustannukset juoksevat. Ihmisille maksetaan palkkaa, tila- ja laitevuokrat juoksevat, vaikka mitään ei pystyttäisi tekemäänkään.

6. Tarpeeton liikkuminen

Kun tiloja ei ole suunniteltu tuotannon prosessien ja siihen liittyvien prosessien mukaan syntyy turhaa liikettä, johon kuluu energiaa ja aikaa. Liike on aina myös riski yhteentörmäykselle, kompastumiselle, kaatumiselle, tipahtamiselle, tapaturmalle tai muulle ei toivotulle tapahtumalla, joten turha liike on minimoitava.

7. Kaikki virheet

Virheet ovat suunnitelmista poikkeavia suorituksia tai tuotteita. Virheisiin on monia syitä jotka johtuvat joko prosessista tai jostakin erityisestä syystä. Virheisiin voidaan vaikuttaa nopeimmin mm. tässä luettelossa olevien vaihtelua aiheuttavien tekijöiden vähentämisellä tai kokonaan poistamisella.

8.  Ihmisten innovatiivisuuden ja kaikkien voimavarojen käyttämättä jättäminen

Jokaisella ihmisellä on ideoita ja ajatuksia. Jos kaikkien organisaatiossa ja joukkueessa työskentelevien näkemyksiä ja ajatuksia ei hyödynnetä on se todellista hukkaa. Paitsi, että mielipiteiden ja ideoiden kuuntelusta voi olla merkittävää hyötyä organisaatiolle, niin se myös motivoi ja antaa merkitystä jokaisen elämälle.

Seppo Mattila, ”Business Designer”, QL Partners, QL Laatutoiminta Oy

CV

0500 665 660

Lähetä sähköpostia